Waarom een kampbegroting?

Een kamp begroting wordt gemaakt voordat je op kamp gaat. In een kamp begroting wordt een overzicht gemaakt van alle uitgaven en inkomsten die het kamp met zich meebrengt. Met zo’n overzicht is het makkelijk om voor bepaalde activiteiten of benodigdheden een budget op te stellen. Tevens wordt de begroting ook begrijpelijk gemaakt voor iedereen die er mee te maken heeft. Wanneer er een informatie avond voor ouders is, om de ouder voor te lichten over het kamp van hun kind, kun je de begroting laten zien, zodat ze weten waar het geld allemaal naartoe gaat. Dit maakt voor de ouders een stuk duidelijker waarom een bepaald bedrag moet worden betaald.

Inkomsten

Leden

Voor de leden die meegaan op kamp wordt een bepaald bedrag gevraagd. Dit allemaal bij elkaar opgeteld kom je tot een totaalbedrag van inkomsten van de leden. Dit totaalbedrag is natuurlijk helemaal afhankelijk van de activiteiten en slaapplaats van het kamp. Een primitief kamp met veel hikes, buiten spellen en zwemmen in open water is uiteraard goedkoper dan een kamp waarbij in een huisje wordt geslapen, en de leden naar het zwembad en een pretpark gaan. Wanneer je een kamp voor de leden duur maakt, zorg dan wel dat je goede redenen voor dat bedrag hebt, zodat je het de ouders kunt uitleggen.

Soms komt het voor dat er kinderen uit kansarme gezinnen in de groep zijn, of kinderen uit gezinnen waarvan er meer kinderen op kamp gaan. Overweeg of je hen een kortingsregeling wilt aanbieden zodat de ouders van de kinderen het alsnog kunnen betalen.

Leiding

Wat de leiding betaalt, is vaak afhankelijk van de groepscultuur. Bij sommige groepen betaalt de leiding de helft van het bedrag van de leden, bij andere groepen is het zelfs gratis. Als de leiding wel moet betalen om mee te gaan zal dit ook in de begroting moeten worden meegenomen.

Sponsoring

Sommige groepen slagen erin om een sponsor “van buitenaf” te regelen. Die sponsor krijgt in ruil voor een bedragje bijvoorbeeld de naam van zijn bedrijf achterop het kamp-t-shirt, of in het kampboekje. Sponsoring kan natuurlijk ook in natura, bijvoorbeeld een voedingsmiddelenbedrijf die een deel van het eten voor zijn rekening neemt. Dat hoef je dan niet met de begroting mee te nemen, maar je kunt dan gewoon het bedrag bij de uitgaven voor voeding wat omlaag schroeven.

Uitgaven

Bij alle uitgaven geldt: ga altijd uit van het minst gunstige scenario. Bouw een veilige marge in door bedragen altijd af te ronden naar boven. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Vervoer

Hoeveel je hier kwijt bent, hangt van een hoop zaken af. Hoe ga je bijvoorbeeld naar het kampterrein? Huur je een bus, ga je met de fiets of met het openbaar vervoer, of vraag je de ouders om de leden te halen en te brengen? Krijgen de ouders die rijden dan hun benzinegeld terug, of krijgen ze een bedankje? Daarnaast kan het vervoer tijdens het kamp zelf óók geld kosten. Rijdt de leiding op de fiets van post naar post, of doen ze dat met de auto? En heeft de kookstaf een goede bakfiets of fietskar tot zijn beschikking, of wordt ook dát met de auto gedaan? Minstens één auto tot je beschikking hebben is voor onverwachte omstandigheden zoals een ongeval sowieso nuttig.

Huur kampterrein/gebouw

Soms betaal je voor het hele terrein of het gebouw, vaak betaal je (ook) per persoon dat aanwezig is. De beste kampterreinen die ook nog eens niet duur zijn, zitten waarschijnlijk al vroeg vol, dus zorg dat je er op tijd bij bent. De prijs van een kamplocatie kan sterk variëren. Een scoutingkampeerterrein kost gemiddeld zo’n 3 euro p.p.p.n, bij het huren van een kamphuis moet je eerder uitgaan van het dubbele. Locaties in België zijn vaak goedkoper dan die in Nederland, omdat er in Nederland ook toeristenbelasting betaald moet worden.

Verzekeringen

Vaak neemt scouting de kosten voor de reisverzekering voor zijn rekening, om de ouders daar niet mee op te hoeven zadelen.

Materiaal en gereedschap

Geld voor materiaal en gereedschap is het geld voor al die zaken die je meeneemt naar het kamp, maar die tijdens het kamp kapot gaan of gewoon aan vervanging toe zijn. Het wordt bijvoorbeeld uitgegeven aan zaken als het aanvullen van de EHBO-kist (controleer vóór elk kamp of hij nog volledig is en of er geen dingen over de datum zijn), kookmateriaal, gastankjes, gereedschap, fiets-onderdelen, touw enzovoort. Meestal is het ook gebruikelijk dat je een bedragje aan je groep betaalt (“afschrijving”) voor het gebruik van je tenten.

Kampboekjes en brieven

De kopietjes die je maakt, papier dat moet worden gekocht en postzegels die worden gebruikt om brieven te versturen, al die dingen kunnen ook wel een aantal eurootjes gaan kosten alles bij elkaar.

Spelmateriaal

Hoeveel nieuw spelmateriaal heb je nodig? Ongetwijfeld kun je een hoop gebruiken uit de spullen die je in de loop van de jaren in de eigen groep hebt verzameld, maar er zal ook genoeg nieuw gekocht gaan worden. Geld kun je besparen door bepaalde dingen zelf te knutselen. Gouden munten kun je halen in de feestwinkel, maar met goud bespoten platgeslagen kroonkurken zijn ook prima te gebruiken, en een stuk goedkoper. Eventuele huur van pionierhout kun je ook tot het spelmateriaal regelen.

Excursies/activiteiten

Reserveer een bedragje voor excursies naar een museum in de buurt, of voor een bezoek aan een zwembad of pretpark, als je dat met je groep gewend bent om te doen. Als je op een gunstige lokatie bent, bijvoorbeeld in de buurt van de zee of een ondiep riviertje, kan je dat echter een hoop geld schelen. Wil je toch naar een soort pretpark, zoek dan ook eens naar de wat “kleinere” pretparken die zo’n 7 euro p.p. kosten in plaats van rond de 20.

Voeding

Hoeveel je per dag nodig hebt aan eten en drinken, hangt ervan af hoe bijzonder je het wilt maken. In het artikel inkopen voor maaltijden staan wat tips om aan te denken. Vergeet in elk geval niet dat je voor ontbijt, lunch, avondeten, tussendoor en eventueel voor bij het kampvuur eten dient te regelen, en dat er ook voldoende drinken moet zijn. Met een beetje creativiteit kun je met 5 euro een heel eind komen, sommige groepen redden het ook met 3 à 4 euro. Hoe meer deelnemers er zijn, des te goedkoper wordt het eten. Je kunt dan namelijk vaker grote voordeelverpakkingen kopen.

Kamp aandenken

Sommige groepen geven hun groepsleden na afloop een kampaandenken. Dit kan een naambandje zijn, een stuk speelgoed of een ander voorwerp. Of dit een paar dubbeltjes of een paar euro per object moet kosten, moet je zelf bepalen.

Onvoorziene uitgaven

Er zijn altijd wel onverwachte uitgaven die je maakt in een kamp. Regen gooit bijvoorbeeld roet in het eten van je middag met waterspelletjes, waardoor je besluit om dan maar het binnenbad van het plaatselijke zwembad te bezoeken. Het bedrag dat vaak wordt genomen voor onvoorziene uitgaven is 10% van de totale inkomsten.

Begroting in Excel

Kampidee heeft een voorbeeld gemaakt van een kampbe groting. Dat voorbeeld is gemaakt in Excel en is hier te vinden.